メールは時短術の宝庫です

この記事の所要時間: 157

 こんばんは。

 今回は、コミュニケーションツールであるメール、についての時短術をお伝え致します。意外と実践していない方も多いのではないでしょうか。


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メール機能を上手に活用しましょう

 メールは、社内外それぞれのコミュニケーションに使われるツールであり、その重要性はファックス以上に増しているほどです。

 重要な書類をデータ化して添付したり、重要事項の連絡や問い合わせなど様々な用途で使われます。毎日ビジネス上で使うことが多いと思いますが、作成、返信などに時間がかかって仕事が進まないなどの問題を抱えていませんか?

 効率的な仕事をするために、メールをより効率よく仕上げるかが大切です。


 メールの機能には、署名というものがあります。ビジネス上のやり取りをしていて相手方の文末に、いつも同じような名前、会社名、電話番号などが添付されていると気づきませんか?

 これこそが、署名、です。

 わざわざ毎回同じものを打ち込んでいるわけではありません。署名を登録しておけば、自らの署名をより正式なビジネス上の文書らしく
仕上げることができ、さらに入力の手間が省けるのでより効率的になります。

 署名には、名前、会社名、部署、住所、電話番号、Emailアドレス、あれば会社のホームページのURLなどを記載しておくと丁寧です。先方が電話をかけようと思った際に、わざわざ名刺を出して調べるのではなく、画面の署名を眺めてすぐに電話ができるため大変便利になることも多いからです。  


 また、おそらく作成していく中で、よく使う文面が度々あります。例えば「いつもお世話になっております。」や「よろしくお願いいたします。」など、頻繁に使う文面をパソコンにある単語登録の機能を使って登録しておくとより早く作成できます。

 登録しておけば、最初の2文字ほど打てば、その文面が予測変換に出てくるので、全部の文を打ち込む必要がありません。


 少しでも入力を負荷を減らして、時短を行い、余った時間でメインの仕事に打ち込めるようにしましょう。



 今回はこれで終わります。最後までお付き合い頂きまして、ありがとうございました。


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Comment

  1. かっしー より:

    自分は、ファックスの使い方はよくわからないけど、メールは普通に使っている、という、ある意味逆転した人間です(笑)

    PC、インターネットといった、ITと呼ばれるものの本来の目的は「効率化」「自動化」であるはずなのに、結構、そういった「道具」に振り回される人って、多いですよね・・・

    PCを使うほうが効率が悪いのでは、目的と手段がごちゃごちゃになってしまいます。

    ショートカットキーもそうですけど、いかにうまく効率化して時間を引っ張り出せるか、って大切なことだと思います。

    • tarboworld より:

      そうですね、いかにうまく効率化して時間を引き出すか、ですね。
      私は、この年になっても時間管理が下手です。

コメント

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プロフィール

 はじめまして、ターボと申します。

 サラリーマン時代の経験と知恵を情報発信していこうと、ネットビジネスに飛び込みました。身体はすっかりオヤジ化していますが、心はバリバリの体育会系のままです。パソコン音痴の私がどこまでやれるか、このブログを通じてお付き合いください。

 現在、北海道在住です。

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